Un standard téléphonique est essentiel et efficace mais se doit d'être professionnel.
Tout d'abord, il est nécessaire d'en comprendre l'utilité et les subtilités. Ensuite, il faut aussi prendre en considération l’importance d’un bon accueil téléphonique. Enfin il faut saisir les fondamentaux d’un bon standard téléphonique. Votre plateforme téléphonique Atouts CALL vous explique les avantages de cette solution.
Premièrement, les interlocuteurs qui souhaitent vous contacter exigent réactivité et disponibilité.
Il faut savoir que le fait de se retrouver dans l’incapacité de vous joindre génère chez votre client :
Et toutes ces sources d’insatisfaction peuvent dès lors avoir un impact négatif tant sur votre réputation que sur la pérennité de votre chiffre d'affaires. En effet, il n'est pas rare de constater qu'un client insatisfait se tourne rapidement vers la concurrence.
Ensuite, la première impression est essentielle. Il est donc extrêmement important de délivrer un accueil clair, souriant, dynamique et professionnel pour mettre les appelants à l'aise et renforcer votre image.
Troisièmement, un standard téléphonique bien organisé permet d'acheminer les appels de manière rapide et efficace vers les personnes appropriées. Les délais d’attente et de traitement sont minimisés et la fluidité de la relation optimisée.
Avoir une relation centrée sur l’humain et l’écoute
Prenons le cas des musiques d'attente interminables durant un appel. Quoi de plus désagréable que de les entendre en boucle ? Ou de ne pas savoir quel choix sélectionner sur un serveur pour avoir le bon interlocuteur ? De ne pas comprendre les choix proposés ? D’avoir uniquement des choix qui ne correspondent pas à votre demande ? Ou encore d’obtenir des réponses robotisées ?
Seule la relation humaine offre une réelle prise en charge et une écoute bienveillante.
La relation à distance est un vrai métier. Autrement dit, former les personnes à cette tâche est essentiel. Votre accueil se doit d’être poli, courtois et professionnel en toutes circonstances. Le ton, le débit, les mots utilisés, la capacité à gérer des appelants bavards ou énervés, le dynamisme, le sourire …. Il s’agit d’une réelle profession qui nécessite de la formation et de l’accompagnement afin de maitriser les techniques de communication nécessaires pour mener à bien cette mission.
Parce que chaque appel est différent, votre besoin est précis et mérite une solution dédiée. Les techniques de réponse sont différentes si vous avez besoin de gérer des demandes de clients, de prospects, des réclamations, des promesses de dons, une cellule psychologique, etc. Il est dès lors nécessaire d’adapter les méthodes à votre besoin spécifique.
Le centre d’appel Atouts CALL offre des solutions éprouvées et parfaitement étudiées pour VOTRE besoin.
L'externalisation de votre standard téléphonique est la solution la plus adaptée pour vous affranchir des difficultés et mettre en place une solution millimétrée.
Avant de franchir l'étape de l'externalisation de votre standard téléphonique, la mise en place d'un service de débordement d'appels vous permet dans un premier temps de garantir la prise en charge de 100% des appels. Vous êtes ainsi assuré d'offrir une prise en charge à chaque appel, y compris durant les indisponibilités et absences de votre personnel et/ou en cas de pics d'appels en simultané.
Suggestion : Avez-vous pensé au chatbot et l'intelligence artificielle pour améliorer la gestion de votre relation client et de votre standard téléphonique ?
